Elaboración de Términos de Referencia (TDR), Especificaciones Técnicas (ET) y Expedientes Técnicos de Contratación Oxford Group

Elaboración de Términos de Referencia (TDR), Especificaciones Técnicas (ET) y Expedientes Técnicos de Contratación Oxford Group

En el ámbito de las contrataciones públicas y privadas de bienes, servicios, consultorías y obras, la calidad del Expediente Técnico de Contratación —que incluye los Términos de Referencia (TDR) para servicios y las Especificaciones Técnicas (ET) para bienes— determina el éxito o fracaso de todo el proceso de licitación y ejecución contractual.

Un expediente técnico ambiguo, mal estructurado o con requerimientos direccionados genera observaciones recurrentes, retrasos en el calendario de adquisiciones, sobrecostos por adendas, riesgo de declaratoria de proceso desierto o contingencias en auditorías de control (Contraloría / OSCE).

Este curso entrena a las áreas usuarias, logística, abastecimiento, proyectos, infraestructura y órganos encargados de las contrataciones para diseñar requerimientos rigurosos, objetivos, alineados al marco normativo vigente (Ley de Contrataciones del Estado y normatividad internacional) y orientados a la eficiencia del gasto público/privado.

De «requerimientos con vacíos legales, imprecisiones operativas o riesgos de direccionamiento» a «expedientes técnicos consolidados, estandarizados, auditables y con valor por dinero».

MÓDULOS DE APRENDIZAJE

MÓDULO 1: El Requerimiento y la Conformación del Expediente Técnico de Contratación

• Marco Normativo y Principios de la Contratación: Libre concurrencia, competencia, transparencia, eficacia y eficiencia.
• Responsabilidad Funcional del Área Usuaria: Obligaciones legales en el planteamiento y sustento del requerimiento.
• Componentes del Expediente Técnico de Contratación: Estudio de mercado, valor estimado/referencial, disponibilidad presupuestal, TDR/ET y fórmulas de reajuste.
• Estrategia de Contratación: Determinación del sistema de contratación (Suma Alzada, Precios Unitarios, Esquema Mixto) según la naturaleza del objeto.

MÓDULO 2: Formulación Metodológica de Términos de Referencia (TDR – Servicios y Consultorías)

• Definición Objetiva del Alcance: Descripción analítica de actividades, metodologías, fases de ejecución e hitos de entrega.
• Perfil y Requisitos de Calificación del Postor: Experiencia del postor y personal clave, acreditaciones e infraestructura sin generar barreras de acceso.
• Niveles de Servicio ($SLA$) y Entregables: Criterios técnicos de aceptación de informes, productos o servicios continuos.
• Esquema de Penalidades y Conformidad de Servicio: Matriz de penalidades por mora y otras penalidades proporcionales y objetivas.

MÓDULO 3: Formulación de Especificaciones Técnicas (ET – Bienes y Suministros)

• Atributos Físicos, Funcionales y Operativos: Dimensiones, capacidades, rendimiento, empaque, rotulado y normas técnicas aplicables (NTP, ISO, ASTM).
• Prohibición de Direccionamiento: Neutralidad en la redacción, eliminación de marcas o patentes y gestión de muestras o pruebas de calidad.
• Garantía Comercial y Soporte Posventa: Mantenimiento preventivo/correctivo, provisión de repuestos y capacitación operativa.

MÓDULO 4: Expedientes Técnicos de Obra y Consultoría de Obras (Especializado)

• Componentes del Expediente Técnico de Obra: Memoria descriptiva, planos, especificaciones técnicas de construcción, metrados, presupuesto base, análisis de precios unitarios (APU) y fórmula polinómica.
• Gestión de Riesgos en la Ejecución de Obras: Identificación y asignación de riesgos en la formulación del expediente para prevenir adicionales de obra.

MÓDULO 5: Auditoría, Gestión de Observaciones y Casuística

• Detección Preventiva de Errores Comunes: Listas de chequeo para validar el TDR/ET antes de la aprobación del expediente.
• Absolución Térmico-Legal de Consultas y Observaciones: Estrategias para responder los cuestionamientos de los participantes en la licitación.
• Análisis de Casos y Pronunciamientos (OSCE / Tribunal de Contrataciones / Contraloría): Lecciones aprendidas para evitar nulidades o sanciones administrativas.

METODOLOGÍA

• Clínica de Requerimientos (TDR/ET Real): Revisión y reestructuración en vivo de expedientes técnicos reales aportados por la entidad o empresa cliente.
• Análisis de Casos de Auditoría: Discusión sobre dictámenes de control por expedientes mal formulados para identificar cómo prevenir contingencias.
• Modelos y Formatos Editables: Suministro de matrices parametrizadas para la formulación rápida de servicios, bienes y consultorías.

METODOLOGÍA DE DESPLIEGUE E IMPLEMENTACIÓN

1. Alineamiento Legal y Gestión de la Necesidad del Área Usuaria: Fase 1. Comprensión del marco legal, definición del objeto de contratación y delimitación del rol del área usuaria en la formulación.
2. Taller Práctico de Redacción de TDR, ET y Sistemas de Contratación: Fase 2. Estructuración técnica de alcances, entregables, perfiles, SLAs y garantías para servicios, bienes o proyectos.
3. Integración del Expediente Técnico de Contratación: Fase 3. Consolidación del expediente con estudio de mercado, valor estimado/referencial, disponibilidad presupuestal y matriz de penalidades.
4. Auditoría Preventiva y Absolución de Observaciones (Clínica TDR): Fase 4. Evaluación crítica de requerimientos reales de la empresa para detectar sesgos, vacíos o ambigüedades antes de su licitación.
5. Estandarización y Formulario Oficial Corporativo: Fase 5. Entrega de la caja de herramientas con checklists de verificación y formatos oficiales alineados a la normativa vigente.

BENEFICIOS CLAVE PARA LA ORGANIZACIÓN

✅ Aceleración de los Procesos de Licitación: Reducción sustancial de consultas, observaciones, suspensiones o declaratorias de desierto.
✅ Blindaje Técnico y Seguridad Jurídica: Minimización de riesgos de auditoría ante Contraloría, OSCE o comités de control interno.
✅ Maximización del Valor por Dinero: Generación de pluralidad de postores que aseguren la mejor relación calidad-precio.
✅ Prevención de Sobrecostos y Modificatorias: Requerimientos precisos que evitan adendas, adicionales o controversias contractuales.

KIT

📋 Informe Técnico de Evaluación de Competencias en Formulación de Requerimientos (Pre y Post Test).
🧭 Playbook para la Elaboración de Términos de Referencia y Expedientes Técnicos de Oxford Group.
🗣️ Guía Práctica de Verificación (Checklist) para Aprobar Expedientes de Contratación.
🎲 Banco de Modelos Estandarizados, Matrices de SLAs y Fórmulas de Penalidad.
📈 Plantillas Editables en Word y Excel para la Gestión Rápida de TDR y ET.

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